© Copyright 2022 by Chatschool

Facebook - Chatschool
Instagram - Chatschool

Pisanie maili po angielsku, zwłaszcza tych bardziej formalnych i których odbiorcą jest native speaker, może powodować, że kwestionujemy nasze językowe umiejętności. 

 

Samo wyuczenie się listy wyrażeń nie sprawi, że Twoje maile będą brzmiały naturalnie i profesjonalnie. Dlatego w poniższym artykule zaczniemy od omówienia struktury angielskiego maila. Krok po kroku, dowiesz się, na co zwrócić uwagę, aby pisać żywym i aktualnym językiem. 

 

Po przeczytaniu naszego artykułu będziesz pisać profesjonalne i efektywne maile, które nie brzmią jak przykłady wyjęte ze szkolnego podręcznika.

Jak napisać email po angielsku?

19 sierpnia 2022
email po angielsku

Mail formalny a nieformalny - różnice

To czy mail jest formalny, czy nieformalny zależy od tego, do kogo kierujemy naszego maila.

 

Nieformalne maile to takie, które wysyłamy do dobrze nam znanych osób, członków rodziny.

 

Formalne to najczęściej maile biznesowe, firmowe lub do osoby, której nie znamy. 

 

Maile nieformalne bazują na zwykłym, codziennie używanym słownictwie, wyrażeniach potocznych, skrótach itd. Właściwie wszystko jest w nich dozwolone. 

 

W mailach formalnych zmienia się ton naszej wypowiedzi i słownictwo. Język angielski posiada również wiele wyrażeń, które stosuje się w tego typu mailach. 

 

W rzeczywistości, wiele z maili, które wysyła się na co dzień, są mixem stylu formalnego i nieformalnego. Wiele wyrażeń mocno formalnych, nie jest już tak często używanych ze względu na zmieniające się standardy. 

 

Wszystko to omówimy dokładniej w dalszej części artykułu.

Każdy e-mail ma taką samą strukturę bez względu na to czy jest formalny, czy nieformalny: tytuł (subject line), zwrot do adresata (greeting), wstęp (opening line), rozwinięcie (email body) i zakończenie (closing). 

 

Poznajmy ogólnie panujące standardy pisania każdej z tych części:

Struktura maila

Tytuł

Tytuł jest bardzo ważną częścią emaila, ponieważ w niektórych sytuacjach, może nawet decydować o tym czy zostanie on otwarty. 

 

Nawet jeśli korespondujesz z kimś, kogo znasz, lub z kim od dawna pracujesz — tytuł powinien być przejrzysty, bezpośredni i powinien odnosić się do treści maila. 

 

Przykładowe tytuły: 

 

Request for more information - Prośba o więcej informacji

 

Action needed: please sign the contract - Wymagane działanie: proszę podpisać umowę

 

Should we meet this Tuesday? - Spotkamy się w ten wtorek?

 

Jak widzisz, tytuły nie rządzą się jakimiś surowymi zasadami.

 

Najważniejsze jest to, aby sprawdzić pisownię i gramatykę — nie chcemy zrobić złego pierwszego wrażenia. 

 

Odradzamy używania wykrzykników i pisania wszystkiego dużymi literami, zwłaszcza w mailach profesjonalnych/formalnych. Daje to wrażenie krzyku na odbiorcę i wywierania presji. Clickbait również odpada!

Zwrot do adresata

To jak rozpoczniemy nasz email, nadaje ton reszcie wiadomości. To właśnie w tym momencie decydujemy czy nasz email będzie miał charakter formalny, czy nieformalny. 

 

Jaki zwrot wybrać? Poniżej prezentujemy najczęściej stosowane nagłówki wraz z ich zastosowaniem. 

 

Dear [Imię],  

 

Kiedy używamy:

  • najczęściej używany nagłówek w mailach formalnych

  • gdy nie znamy adresata lub nie znamy go zbyt dobrze

  • w listach motywacyjnych. Tradycyjnie w listach motywacyjnych używało się formy Dear + Mr. / Ms. + nazwisko + dwukropek (np. Dear Mr. Smith:) Jednak coraz częściej odchodzi się od stosowania tego typu zwrotów grzecznościowych, chyba że  jesteśmy absolutnie pewni co do płci naszego adresata. Dziś częściej stosowana jest forma Dear John Smith lub Dear Hiring Manager jeśli nie znamy nazwiska rekrutera. 

  • cold emails 

 

Hello [Imię], / Hello

 

Hello coraz częściej zastępuje Dear, ponieważ uważane jest za neutralne i mniej „sztywne”.

 

Nawet jeśli sytuacja wymagałaby bardziej formalnego rozpoczęcia korespondencji, po kilku wymienionych mailach Dear często zamienia się właśnie na Hello. Ze spokojem możesz używać tego nagłówka w mailach biznesowych. 

 

Hi [Imię],/ Hi

 

Hi stosuje się głównie w sytuacjach nieformalnych, z dobrze znanymi współpracownikami, znajomymi i rodziną. Jeszcze do niedawna byłoby to jedyne zastosowanie, ale coraz częściej Hi wkrada się do maili biznesowych i formalnych.

 

W wielu sytuacjach (np. w branży IT) stosuje się je nawet zamiast Dear. W większości kontekstów nagłówek ten jest nadal uważany za profesjonalny, a brzmiący bardziej przyjacielsko i luźno niż np. Dear. 

 

Jeśli nie czujesz się pewnie z jego użyciem poza nieformalnymi sytuacjami, nigdy nie zaszkodzi rozpocząć konwersację od Dear lub Hello i po jakimś czasie przejść na Hi. Często zrobi to sam adresat. 

 

Hi everyone, / Hi all

 

Nieformalny nagłówek w odniesieniu do większej grupy znajomych nam osób, lub z którymi od dawna jesteśmy w komunikacji. Hi all ma trochę bardziej formalny oddźwięk. 

 

Greetings,

 

Greetings jest świetną opcją, gdy nie znasz imienia adresata lub wysyłasz maila na ogólny adres mailowy (np. info@nazwafirmy.pl). Jest odbierany jako profesjonalny, pomiędzy tonem formalnym a nieformalnym.  

 

Hey [Imię],

 

To najbardziej nieformalny z nagłówków. Najlepiej używać go jedynie wśród znajomych i bliskich współpracowników. W innych sytuacjach najlepiej poczekać, aż ta druga osoba pierwsza go użyje. 

 

Nagłówki wychodzące z użytku

 

Poniższa lista może Cię zdziwić, ponieważ w większości artykułów w Polsce i podręcznikach są to formy nadal polecane jako dobre odzwierciedlenie stylu formalnego. 

 

Jeśli jednak chcesz zrobić dobre wrażenie naturalnym językiem angielskim, polecamy unikać poniższych form. 

 

To Whom It May Concern, - dosłownie „do kogo może to dotyczyć”

Dear Sir or Madam

 

W podręcznikach często podaje się te formy za adekwatne w sytuacji kiedy nie znamy imienia czy nazwiska odbiorcy maila. Są one jednak uważane za przestarzałe i niepasującą do dzisiejszej komunikacji, która dąży do mniej formalnych rozwiązań.

 

Dodatkowo, użycie tych form daje wrażenie, że nie próbowaliśmy nawet dowiedzieć się imienia osoby, do której piszemy. 

 

Nawet w sytuacji gdy składasz aplikację o pracę, o wiele lepsze wrażenie zrobisz używając form Dear [Imię], Dear [pełniona rola] lub Hello [Imię]. 

 

Hello Ladies and Gentleman

 

Język angielski, zwłaszcza biznesowy, dąży coraz bardziej do neutralności językowej.

 

Używanie nagłówków wskazujących na płeć jest coraz rzadziej spotykane, a w niektórych wypadkach może wręcz być źle odebrane. Lepiej użyć Hello everyone, lub Hi all.

Wstęp (opening line)

Napisaliśmy temat maila i wybraliśmy odpowiedni nagłówek. Teraz w zdaniu otwierającym, czas nawiązać do treści naszego maila lub zastosować wyrażenie grzecznościowe (np. I hope you are doing well). 

 

Szeroką listę wyrażeń - opening lines - prezentujemy w ostatniej części artykułu. 

 

Tymczasem spójrzmy jak poprawnie zapisać nagłówek i nasz wstęp: 

 

Hi Steven,
[jedna linia odstępu]
It was so great to meet you last night! 
 

  • po nagłówku postaw przecinek

  • zostaw jedną linię tekstu odstępu

  • Zacznij pisać wiadomość wielką literą

  • Native speakerzy raczej nie stawiają przecinka między Hi/Hello a imieniem. Tradycyjne zasady gramatyczne nakazywałyby pisownię Hi, Steven, ale praktyka pomijania pierwszego przecinka jest tak często spotykana, że stała się nowym standardem.

Rozwinięcie

Tekst naszego maila powinien być klarowny i bez zbędnych słów. Chyba że piszesz do swojego dobrego przyjaciela i opowiadasz mu o dwutygodniowych wakacjach.

 

W mailach biznesowych nikt nie ma czasu i chęci na czytanie wielostronicowych opowiadań. 

 

Po wstępie omów następujące sprawy: 

 

  • jaki jest powód naszego maila (I’m reaching out because…)

 

  • jakiej akcji oczekujesz od adresata (Let me know what you think about my ideas). 

 

  • dodaj jedno lub dwa zdania zakończenia, w których dasz adresatowi możliwość np. zadania Ci pytania (Feel free to reach out if you have any questions). 

 

Po większą listę podobnych zdań zapraszamy w dalszej części artykułu.

Zakończenie (closing line)

Wszystko, co ważne już zostało napisane. Pozostaje zakończyć swój email. Wybierz jedno z najczęściej używanych z poniższej listy, podpisz się i gotowe! 

 

Sincerely, - Z poważaniem, 

 

Best regards, / Regards, / Kind regards, / Warm regards, - Pozdrawiam serdecznie 

 

Best, - Pozdrawiam, 

 

Warm wishes, / Kind wishes, - Najlepsze życzenia

 

Thank you, - Dziękuję

 

Take care, - dosłownie Uważaj na siebie,

 

Zwróć uwagę na pisownię - tak jak w nagłówku stosujemy na końcu przecinek, ale tym razem tylko pierwsze słowo piszemy dużą literą.

Dodatkowe wskazówki

  • Zadbaj o przejrzystość tekstu dzieląc go na krótkie akapity

 

  • Używaj tej samej czcionki w całym mailu 

 

  • Sprawdź błędy gramatyczne i stylistyczne. Pomocne są darmowe wtyczki typu Grammarly lub LanguageTool, które podpowiadają również poprawne struktury zdań. 

 

  • Po napisaniu maila przeczytaj go na głos. Tak sprawdzisz, czy zdania nie są zbyt długie i czy Twój język brzmi naturalnie. 

 

  • Używaj strony czynnej zamiast strony biernej. Zamiast Your complaint has been received napisz I have received your complaint. 

 

  • Nie używaj zdrobnień imion, chyba że adresat sam podpisze się skróconą wersją swojego imienia. 

 

I najważniejsze na koniec - pisz, tak jak mówisz.

 

Oczywiście, że pisząc mail biznesowy, zwrócisz większą uwagę na dobór słownictwa i na to, żeby język brzmiał naturalnie i poprawnie.

 

Jednak pamiętaj, że native speakerzy piszą tak, jakby rozmawiali z drugą osobą. Chyba że mailują z premierem…

 

Listy wyrażeń, które prezentujemy poniżej, są przydatne, ale pamiętaj, aby nie przeładować nimi swojego emaila, zwłaszcza jeśli nie do końca wiesz, jaki one mają oddźwięk dla native speakera.

Przydatne zwroty

Oto lista często używanych zwrotów, które pomogą Ci w trakcie pisania maila.

 

Pamietaj, że you może odnosić się zarówno do formalnego Pan/Pani/Państwo jak i nieformalnego Ty.

Wstęp (opening lines)

Ogólne zwroty grzecznościowe:

 

I hope this email finds you well. - jeden z najczęściej używanych zwrotów grzecznościowych we wstępie, można go tłumaczyć jako bardziej formalne „Mam nadzieję, że u Ciebie/Pana/Pani wszytko OK”. 

 

I hope you had a good weekend/ week / day/ break. - Mam nadzieję, że miałeś dobry weekend/tydzień/dzień/przerwę.

 

I hope all is well. - Mam nadzieję, że wszystko w porządku.

 

I hope you are well. - Mam nadzieję, że masz się dobrze.

 

It was a pleasure to meet you yesterday. - Miło było cię wczoraj poznać. 

 

It was great to see you on... - Wspaniale było cię widzieć w [dzień tygodnia]

 

Powód naszego maila:

 

I am writing to you about … - Piszę do Ciebie/ Pani/ Pana w sprawie…

 

I am writing to ask/enquire about - Piszę, aby zapytać o…

 

I wanted to let you know that… - Chciałam/em dać znać, że...

 

I am writing to you with regard to/regarding/concerning/in connection with… - Piszę w związku z …

 

This is just a quick note/ email to let you know that… - To tylko krótka wiadomość/ email, żeby powiedzieć Ci, że...

 

This is just a quick reminder… - To tylko krótkie przypomnienie…

 

Odpowiadając na maila:

 

Thank you for your email. - Dziękuję za maila. 

 

I just read your email about…- Właśnie przeczytałem/łam Twojego maila o…

 

Thanks for your quick reply. - Dziękuję za szybką odpowiedź. 

 

As discussed, I would like to…- Jak omawialiśmy wcześniej, chciałabym/chciałbym …

 

Thank you for your feedback on… - Dziękuję za Twoją opinię …

 

Thank you for reaching out. - Dziękuję za kontakt. 

 

Przeprosiny 

 

Sorry for my late reply. - Przepraszam za późną odpowiedź. 

 

I apologize for the late response. -Przepraszam za późną odpowiedź.  

 

Please accept our apologies for any inconvenience caused. - Proszę przyjąć nasze przeprosiny za wszelkie spowodowane niedogodności.

Rozwinięcie

Załączniki i podawanie informacji:

 

Please find attached / enclosed…. - W załączniku znajdzie Pan/i… [uwaga, wyrażenie to jest coraz rzadziej używane, ponieważ uważane jest w większości sytuacji za zbyt „sztywne”. Najczęściej używa się teraz następujące wyrażenia: 

 

I’ve attached…- Załączyłem/łam…

 

I'm enclosing… - Załączam…

 

I'm sending you… - Wysyłam Ci… 

 

Please note that…- Proszę zwrócić uwagę, że … 

 

Here’s the document we discussed. - Oto dokument, o którym mówiliśmy. 

 

Please see the information below for more details about…- Zapoznaj się z poniższymi informacjami, aby uzyskać więcej szczegółów na temat…

 

Here's the document that you asked for. - Oto dokument, o który prosiłeś/łaś. 

 

Prośby i zapytania:

 

Could you please...?- Czy mógłbyś, proszę...?

 

I'd really appreciate it if you could…/ I'd be very grateful if you could...- Byłbym bardzo wdzięczny, gdybyś mógł...

 

It would be very helpful if you could send me…- Byłoby bardzo pomocne, gdybyś mógł mi wysłać...

 

I was wondering if you could … - Zastanawiam  się, czy mógłbyś…

 

Prośba o dalsze wyjaśnienia:

 

Could you explain/ clarify what you mean by…? - Czy możesz wyjaśnić, co rozumiesz przez…? 

 

Could you give us some more details on...? - Czy możesz podać nam więcej szczegółów na temat...?

 

Could you please clarify something ? - Czy mógłbyś coś wyjaśnić?

 

Dzielenie się informacjami:

 

Thank you for letting me know. - Dziękuję za informację. 

 

Thank you for the heads up. - Dziękuję za uprzedzenie mnie. 

 

Just a quick/friendly reminder that…- Tylko szybkie/przyjacielskie przypomnienie, że...

 

Thank you for sharing. - Dziękuję za udostępnienie.

 

I'd like to inform you that…- Chciałbym poinformować, że...

 

Please keep me informed/posted/in the loop. - Proszę, trzymaj mnie na bieżąco. 

 

Uzyskiwanie i wyrażanie zgody:

 

Please let me know if this is OK with you. - Daj mi znać, czy zgadzasz się z tym.

 

Please let me know what you think. - Proszę, daj mi znać, co myślisz. 

 

What are your thoughts (on this)? / What do you think? - Co o tym myślisz?

 

Przekazywanie złych wiadomości:

 

Unfortunately, we cannot/we are unable to …- Niestety nie możemy/nie jesteśmy w stanie...

 

I'm afraid that we can't…- Obawiam się, że nie możemy...

 

We regret to inform you that…- Z przykrością informujemy, że… 

 

I'm sorry to tell you that…- Przykro mi to powiedzieć, ale…

Zakończenie (closing lines) 

Podziękowania:

 

Thanks. - Dzięki 

 

Thank you in advance. - Dziękuję z góry 

 

Wyrażenie oczekiwań o:

 

Looking forward to hearing from you soon. / I look forward to hearing from you soon.- Oczekuję na twoją odpowiedź w niedługim czasie.

 

 

Please let me know if …- Proszę, daj mi znać, czy ...

 

I look forward to seeing/meeting you. - Nie mogę się doczekać spotkania z tobą. 

 

Oferowanie pomocy lub informacji:

 

Let me know if you need any help. - Daj mi znać, jeśli potrzebujesz pomocy.

 

For further details…- Po więcej szczegółów...

 

If you need more information/more info/further information, - Jeśli potrzebujesz więcej informacji,

 

... please do not hesitate to contact me. /... please feel free to contact me. - ... nie wahaj się ze mną skontaktować.

 

... please let me know. - ... proszę, daj mi znać.

 

Przeprosiny:

 

Thank you for your understanding/for your patience. - Dziękuję za zrozumienie/za cierpliwość.

 

Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused. - Jeszcze raz przepraszamy za wszelkie niedogodności. 

 

Pozdrowienia końcowe:

 

Best regards, - Z poważaniem, 

 

All the best, - Wszystkiego dobrego, 

 

Best wishes, - Pozdrowienia, 

 

Cheers, - Pozdrowienia, 

 

Have a great weekend! - Miłego weekendu!

Szkoła języka angielskiego dla dorosłych Chatschool